نرم افزار اتوماسیون اداری در گرگان

نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت و مدیریت اطلاعات اصناف توانا (ویرایش 3)
شماره ثبت در شورای عالی انفورماتیک کشور:203553
با مجهز شدن اتحادیه های صنفی به رایانه و نیاز آنها به یک برنامه مدون برآن شدم تا نرم افزاری را طراحی کنم که تمام نیاز های اتحادیه ها را اعم از مدیریت اعضا ، مکاتبات اداری ، حسابداری ، گزارشگیری های مدیریتی و غیره را برآورده کند.اینجانب این افتخار را دارم که این مهم را به عنوان خدمتی کوچک به جامعه ی اصناف کشور به انجام رسانده ام.
برخی امکانات نرم افزار به شرح زیر می باشد:
(با تهیه این نرم افزار، سامانه ی ارسال پیام کوتاه بصورت رایگان به دیگر امکانات نرم افزار اضافه خواهد شد.)
- اتحادیه
1)ورود تمامی مشخصات اتحادیه
2)ورود نماد اتحادیه برای چاپ بر روی سر برگ ها و نامه ها
3)ایجاد رسته های شغلی و کد رسته ها و مدیریت آنها
4)ایجاد هیئت مدیره اتحادیه و ورود تمامی مشخصات از جمله تصویر و سمت آنها ، مشاهده و بروز رسانی و چاپ اعضای هیئت مدیره
5) گزارشگیری کلی از وضعیت موجود در اتحادیه(بازرسی ها،شکایات،پروانه¬های صادر شده و...) و چاپ آن
6) ثبت و بروز رسانی بازرس های اتحادیه
7) ثبت، مدیریت و گزارشگیری جلسات برگزار شده در اتحادیه
- اعضا
1)ورود تمامی مشخصات اعضا و ثبت آنها(صدور پروانه کسب)
2)رده بندی پروانه¬ها بر اساس پروانه(10 ساله،5 ساله،1ساله ، در دست اقدام و فاقد پروانه)
3) ثبت مدارک برای هر عضو صنفی
4) قابلیت حذف و بروزرسانی مدارک
5) قابلیت اسکن و بایگانی همه¬ی مدارک(از جمله عکس، شناسنامه، کارت ملی و...)
6)تعیین واحد های صنفی فعال و غیر فعال
7)به روز رسانی اعضا
8)تمدید پروانه کسب
9)صدور مجدد پروانه کسب برای یک عضو در رسته های مختلف
10)ابطال پروانه کسب
11)صدور دوباره پس از ابطال پروانه (تعویض پروانه کسب)
12)مدیریت پروانه های باطل شده در پنجره¬ی بایگانی پروانه های باطل شده با تمامی امکانات.
13)پلمپ واحد های صنفی و ثبت همه ی اطلاعات لازم
14)فک پلمپ واحد های صنفی و ثبت همه ی اطلاعات مربوط به آن
15)ثبت شکایات از اعضای اتحادیه
16)رسیدگی به شکایات و همچنین ثبت نظر اتحادیه و کمیسیون رسیدگی به شکایات
17)ثبت بازرسی های انجام شده از واحد های صنفی توسط بازرسین
18)ثبت اخطار ها برای هر واحد صنفی
19)ویرایش و چاپ انواع پروانه کسب برای هر عضو اتحادیه
20)چاپ لیست تمامی اعضای اتحادیه
21)ورود خیابان های اصلی شهر (برای مشاهده پراکندگی اعضا در سطح شهر)
- گزارشگیری اعضا
1)گزارشگیری از اطلاعات شناسنامه ای اعضا
2)گزارشگیری از رسته های شغلی اعضا
3)گزارشگیری بر اساس نوع پروانه کسب (10 ساله،5 ساله،1ساله ، در دست اقدام و فاقد پروانه)
4)گزارشگیری بر اساس تاریخ صدور پروانه کسب
5)گزارشگیری براساس پروانه های تمدید نشده تا تاریخ وارد شده
6)گزارشگیری بر اساس پروانه های باطل شده تا تاریخ وارد شده
7)گزارشگیری از پروانه های تمدید شده در محدوده تاریخ وارد شده
8)گزارشگیری بر اساس اعضای ثبت شده در هر سال
9)گزارشگیری بر اساس شماره شناسایی (شماره پرونده)
10)گزارشگیری بر اساس جنسیت اعضا
11)گزارشگیری بر اساس خیابان های اصلی شهر
12)گزارشگیری براساس استان/شهرستان/شهر/بخش/منطقه شهرداری
13)گزارشگیری براساس محدوده متراژ محل کسب
14)گزارشگیری براساس محدوده مساحت انبار و ظرفیت سردخانه
15)گزارشگیری براساس وضعیت مالکیت(ملکی ، استیجاری ، سرقفلی)
16)گزارشگیری براساس مباشر
17)گزارشگیری براساس کلی فروشی یا جزئی فروشی
18)گزارشگیری براساس بارکد سازمان بازرگانی
19)گزارشگیری براساس تحصیلات
20)گزارشگیری براساس شراکت
21)گزارشگیری براساس شماره پروانه/شماره مسلسل
22)گزارشگیری براساس شماره پروانه های قبلی
23)گزارشگیری براساس نام محل کسب
24)گزارشگیری بر اساس واحد های صنفی فعال و غیر فعال
25)گزارشگیری از نوع فعالیت و درجه¬ی واحد صنفی
26)گزارشگیری از افراد تحت تکفل و پروانه¬ی ایثارگری
27)گزارشگیری از آخرین تمدید دفترچه¬ی عضویت و تعویض پروانه کسب
28) تعیین تعداد اعضا در گزارش و مرتب سازی آنها بر اساس گزینه های مورد نیاز
29) مرتب سازی اعضا در گزارش به صورت صعودی و نزولی
30)تعیین مشخصات اعضا (مانند:نام،نام خانوادگی،شماره پروانه و ...) در گزارش
31)چاپ اعضای گزارشگیری شده
32)امکان وارد کردن سر تیتر برای چاپ گزارش
33)امکان چاپ همه ی مشخصات برای هر عضو
34)دارای یک گزارش ساز پیشرفته که می توانید از همه گزینه های موجود برای گزارشکیری و جستجوی اعضا استفاده کنید و همچنین می توانید از نقیص کردن و عملگرهای منطقی برای جستجوی بهتر بهره مند شوید.
35)همچنین برای عضو انتخاب شده برای راحتی کار، شما می توانید همه¬ی عملیات ها و فرمان های مورد نیاز را روی آن انجام دهید.مانند ارسال نامه ، دریافت نامه ، واریز به حساب و ..........
36)گزارشگیری از بازرسی های انجام شده و اخطار های ثبت شده با همه ی گزینه های لازم
37)گزارشگیری از اطلاعات پلمپ و فک پلمپ و پیگیری آنها براساس همه¬ی گزینه های لازم
38)گزارشگیری از شکایات ثبت شده و پیگیری آنها براساس همه¬ی گزینه های مورد نیاز
39)چاپ فرم دادخواست با تمام مشخصات شاکی و متشاکی
40)چاپ فرم رسیدگی به شکایات با تمام مشخصات شاکی و متشاکی
41)چاپ واحد های صنفی پلمپ شده و فک پلمپ شده
- حسابداری
1)تعریف بانک ها و حساب های اتحادیه با تمامی مشخصات( از جمله موجودی فعلی هر حساب بانکی) و مدیریت حساب ها
2)تعریف سرفصل های واریز به حساب و تعیین مبلغ آن
3)تعریف سرفصل های برداشت از حساب و تعیین هزینه ثابت و متغیر و همچنین مبلغ آن
4)به روز رسانی و مدیریت تمامی سرفصل ها
5)تنظیم پیش بینی بودجه اتحادیه برای هر سال و چاپ آن
6)گزارشگیری از بودجه تعیین شده بر اساس سرفصل های مورد نیاز
7)واریز و برداشت از حساب های بانکی تعریف شده در نرم افزار
8) ثبت چک¬های دریافتی از اعضای اتحادیه
9) گزارشگیری همه منظوره از چک¬های دریافتی از اعضا، مانند:اعلام چک¬های از تاریخ گذشته
10) امکان وصول چک مورد نظر از طریق نرم افزار
11) مدیریت بر عملیات حسابداری طبق بودجه تعیین شده و دادن هشدارهای لازم حین کار با حساب ها
12)قابلیت به روز رسانی بودجه پیش بینی شده
13)محاسبه تراز نامه (بیلان) و چاپ تراز نامه
14)مدیریت تنخواه گردان و ثبت اطلاعات مربوط به آن
15)چاپ اسناد حسابداری
16)تعریف اعضای واریز کننده به حساب های اتحادیه یا مدیران اجرایی به غیر از اعضای اصلی اتحادیه برای کنترل بهتر حساب ها
17)امکان واریز به حساب توسط مباشرین اعضای اتحادیه
18)مشاهده همه¬ی بانک های ثبت شده در نرم افزار مخصوصاً موجودی فعلی هر حساب بانکی
- گزارشگیری از تمامی حساب ها
در این قسمت می توانید از همه حساب های بانکی خود گزارشات بسیاری بر اساس گزینه های مورد نیاز ، که مورد استفاده هر اتحادیه است را بگیرید.
- گزارشگیری واریز به حساب و محاسبه حساب سالیانه
در این قسمت با ابزار هایی که در دست دارید می توانید به سرعت وضعیت پرداختی های اعضای اتحادیه را تهیه و همچنین 20 درصد حق مجمع امور صنفی را محاسبه کنید.

- گزارشگیری عملیات بانکی
در این قسمت می توانید گزارشات بسیار متنوعی از حساب های بانکی خود بگیرید و عملیات مختلفی بر روی اسناد انجام دهید.
گزارشگیری بر اساس حساب بانکی مورد نظر
گزارشگیری بر اساس نوع عملیات حسابداری
گزارشگیری بر اساس سرفصل های واریز و برداشت از حساب مورد نظر
گزارشگیری بر اساس اینکه در وجه چه شخصی چک صادر شده است
گزارشگیری بر اساس مبلغ چک ها¬ی صادر شده و فیش های واریزی توسط اعضای اتحادیه
گزارشگیری براساس تاریخ مورد نظر عملیات حسابداری
گزارشگیری براساس محدوده تاریخ
گزارشگیری براساس شماره چک یا شماره فیش
گزارشگیری از مباشرین واریز کننده به حساب های اتحادیه
چاپ سند حسابداری
چاپ عملیات بانکی انجام شده بر اساس گزارشگیری شما

- مکاتبات اداری
1)تعریف اداره ها و سازمان های مرتبط با اتحادیه مانند:بهداشت ، دارایی ، اماکن ، مجمع امور صنفی ، شهرداری ، بازرگانی و هر اداره یا سازمان مرتبط با اتحادیه
2)تعریف موضوعات نامه های ارسالی و دریافتی برای هر اداره
3)تعریف متن نامه ها برای هر موضوع یک اداره به طور مجزا(دیگر نیاز به تایپ کردن نمی باشد.)
4)تعیین قالب شماره نامه ارسالی(چندین قالب می توانید برای شماره نامه های خود تعریف کنید.پس از انتخاب و تعیین قالب شماره نامه ، نرم افزار به صورت خودکار شماره ها را در نامه ها درج می¬کند)
5)انتخاب خودکار تاریخ روز
6)ارسال نامه ها، چاپ و بایگانی آنها با تمامی مشخصات وارد شده
7)ارسال نامه ی مخصوص اعضا با تمامی مشخصات لازم فقط با چند کلیک
8)ارسال نامه های اداری (برای غیر از اعضا)
9)تعیین سایز کاغذ نامه
10)امکان ویرایش قالب نامه¬ها توسط کاربر نرم افزار
11)امکان استفاده و ایجاد نامه¬های عکسدار و الصاق عکس توسط نرم افزار
10)ارسال نامه ها از طریق نمابر
11)دریافت نامه ها، اسکن تمام صفحات و بایگانی آنها با تمامی مشخصات

- گزارشگیری مکاتبات اداری
1)گزارشگیری براساس نامه های ارسالی یا دریافتی
2)گزارشگیری براساس مشخصات اعضا
3)گزارشگیری بر اساس نام اداره¬ی مورد نظر
4)گزارشگیری براساس موضوعات مختلف
5)گزارشگیری براساس رونوشت نامه ها
6)گزارشگیری براساس نامه های ارسالی از طریق نمابر
7)گزارشگیری براساس محدوده تاریخ نامه ها
8)گزارشگیری براساس پیوست نامه ها
9)گزارشگیری براساس شماره نامه ها
10)گزارشگیری براساس همه نامه های ارسالی در سال مشخص شده
11)گزارشگیری براساس همه نامه های دریافتی در سال مشخص شده
12)گزارشگیری براساس محدوده ای از شماره اندیکاتور ها
13)گزارشگیری براساس یک روز یا تاریخ مشخص
14)دارای یک گزارش ساز
در این قسمت هر نوع گزارشی که بخواهید می توانید از مکاتبات اداری خود بگیرید وعملیات مختلفی بر روی نامه های ارسالی و دریافتی انجام دهید. از جمله مشاهده نامه ها ، حذف ، چاپ و ...
- بانک اطلاعاتی
ایجاد نسخه پشتیبان از بانک اطلاعاتی
ذخیره¬ی نسخه¬ی پشتیبان به صورت فایل فشرده(در اینصورت نسخه¬ی پشتیبان فضای کمتری اشغال می کند.)
زمان بندی نحوه¬ی پشتیبان گیری
امکان ذخیره نسخه پشتیبان در هر قسمت از هارد دیسک و در حافظه های جانبی مانند کول دیسک و ...
بازیابی فایل پشتیبان ، بر اساس روز های هفته و یا از مکان مورد نظر در هارد دیسک و حافظه های جانبی
- کاربران
ایجاد کاربران نرم افزار
تخصیص مجوز به کاربران
ایجاد سطوح دسترسی ، تغییر رمز عبور کاربران ، حذف کاربران توسط مدیر نرم افزار، مشاهده کاربران و تغییر کاربر نرم افزار
- امکانات دیگر
-با تهیه این نرم افزار، سامانه¬ی ارسال پیام کوتاه بصورت رایگان نصب خواهد شد.
- امکان تماس تلفنی با اعضای اتحادیه و همه¬ی شماره های ثبت شده از طریق نرم افزار
-دارای دفترچه تلفن شخصی برای هر کاربر به طور مجزا
-ماشین حساب
-ارسال اطلاعات از طریق نمابر
-ارسال اطلاعات بین چندین سیستم در شبکه از طریق نرم افزار
-ذخیره تمام گزارشات به فرمتهای مختلف(به طور مثال می توانید گزارشات خود را به فرمت Excel ذخیره -کنید و حتی آنرا رمز گذاری کنید)
- امکان چاپ تمام گزارشات
-دارای لیست پنجره های باز که برای مدیریت و سوئیچ کردن بین پنجره ها استفاده می شود
-دسترسی چندگانه به فرامین ، کاربری بسیار آسان ، محیط زیبا و کاربر پسند
-امکان تبدیل و ذخیره¬ی اطلاعات از نرم افزار¬های دیگر مانند Excel به بانک اطلاعاتی نرم افزار
-قابلیت راه اندازی نرم افزار تحت شبکه
-سازگاری با تمامی نسخه های ویندوز ، چاپگر ها و اسکنر های رایج
-آموزش ، پشتیبانی و ارتقای رایگان
-دارای قفل سخت افزاری برای محافظت از نرم افزار در برابر کپی غیر مجاز
نرم افزار فوق قابلیت تغییر با امکانات دلخواه هر اتحادیه و افزایش بیشترگزینه های گزارشگیری و دیگر موارد در خواستی را دارد. نرم افزارتوانا در چندین اتحادیه در استان گلستان و در شهرهای دیگر کشور نصب و راه اندازی شده است که کاربران آنها رضایت کامل خود را ابراز داشته اند و همچنین این نرم افزار در شورای عالی انفورماتیک کشور به تائیدیه فنی رسیده است.هم اکنون آماده هستیم تا این نرم افزار توانا را در همه اتحادیه های کشور نصب و راه اندازی کنیم که موجب تسهیل و تسریع در امور آنها شود.